Verantwoordelijke secretariaat

Dienst: Algemeen Secretariaat

Hiërarchisch leidinggevende: Secretaris van het OCMW

MISSIE

Als verantwoordelijke secretariaat biedt u ondersteuning aan de Secretaris-Generaal bij het beheer van dossiers en taken met betrekking tot de algemene werking van het OCMW, waarbij u de leiding heeft over het secretariaat.


FUNCTIE

Uw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

  • Projecten coördineren.
  • Leiding geven aan het secretariaat.
  • Toezicht houden op en coördineren van de schoonmaaksters, met aandacht voor efficiënt beheer van hun dagelijkse werk.
  • Juridische ondersteuning en expertise bieden met betrekking tot OCMW-aangelegenheden.
  • Beheer van de BOS-secretariaatsoftware.
  • Agendas bijhouden, ondertekenaars volgen en verschillende deadlines beheren.
  • Telefoongesprekken afhandelen, post en e-mails beheren in afwezigheid van de Secretaris-Generaal.
  • Beheren van vergaderruimtes.
  • Externe bezoekers verwelkomen.
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren, de vergaderruimte reserveren, de planning coördineren, de agenda voorbereiden, enz.
  • Notulen maken tijdens vergaderingen en verslagen, strategische documenten en interne mededelingen opstellen.
  • Documenten opmaken: grafieken, rapporten, uitnodigingen, enz.
  • Evenementen organiseren in samenwerking met de betrokken functionele diensten.
  • Vertalingen verzorgen (FR – NL).
  • Archiefbeheer.

GEZOCHT PROFIEL

  • In het bezit van een bachelordiploma, een juridische of administratieve richting is een troef;
  • Tweetalig Nederlands/Frans of Frans/Nederlands.
  • Grondige kennis van MS-Office, kennis van de Bos-Secretariaatsoftware is een pluspunt.
  • Beheersing van de wetgeving en de regels van de werking van een OCMW, of de capaciteit om ze snel onder de knie te krijgen.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden (syntaxis – spelling).

GEDRAGSCOMPETENTIES

  • Positieve en dynamische instelling.
  • Proactief en anticiperend handelen.
  • Organisatievermogen.
  • Analytisch denkvermogen.
  • Autonomie en flexibiliteit in het werk.
  • Positieve en dynamische houding.
  • Synthetisch denkvermogen.
  • Nauwkeurigheid, oog voor detail.
  • Algemene discretie en het vermogen om absolute vertrouwelijkheid te waarborgen.

AANWERVINGSVOORWAARDEN

Niveau: B4 (Minimum 43.671 € – Maximum 70.881 €)

Diploma: Bachelor (een bachelor in directe relatie tot de functie is een pluspunt)

Contract: Voltijds, onbepaalde duur

Indiensttreding: Zo snel mogelijk

Extralegale voordelen

Maaltijdcheques (waarde:  8€ per gewerkte dag met een eigen bijdrage van 1,09€), gratis basisziekteverzekering, terugbetaling MIVB-abonnement, extralegaal verlof, aanvullend pensioen, …


Hoe kunt u uw sollicitatie indienen?

Stuur uw cv en motivatiebrief per e-mail naar het volgende adres: recrutement.cpas@woluwe1150.be