Responsable du secrétariat

Service : Secrétariat général

Supérieur hiérarchique : Secrétaire du CPAS


MISSION 

En tant que responsable du secrétariat, vous apportez votre soutien au Secrétaire général dans la gestion des dossiers et des missions relatives au bon fonctionnement général du CPAS, en assumant la direction du Secrétariat.


FONCTION

Vos responsabilités comprendront notamment :

  • Coordonner les projets.
  • Diriger le Secrétariat.
  • Superviser et coordonner les techniciennes de surface, en veillant à la gestion efficace de leur travail quotidien.
  • Apporter un support et une expertise juridique sur les matières liées au CPAS.
  • Gérer le logiciel BOS-secrétariat.
  • Tenir à jour les agendas, suivre les signataires et gérer des différentes échéances.
  • Gérer les appels téléphoniques, le courrier, et de la boîte mail en l’absence du Secrétaire général.
  • Gérer les salles de réunion.
  • Accueillir les visiteurs externes.
  • Préparer et organiser les réunions, réserver la salle, coordonner les horaires, préparer l’ordre du jour,…
  • Prendre des notes en réunion et rédiger les procès-verbaux, les documents stratégiques et les notes de service.
  • Mettre en page des documents : graphiques, rapports, invitations, …;
  • Organiser les événements en collaboration avec les services fonctionnels concernés.
  • Assurer les traductions (FR – NL).
  • Gérer les archives.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Détenteur/trice d’un bachelier, une orientation juridique ou administrative est un atout ;
  • Bilingue Néerlandais/Français ou Français/ Néerlandais.
  • Connaissance approfondie de MS-Office, la connaissance du logiciel Bos-Secrétariat est un atout.
  • Maîtrise des législations et des règles de fonctionnement d’un CPAS ou capacité à les maîtriser rapidement.
  • Excellente capacité de communication orale et écrite (syntaxe – orthographe).

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

  • Esprit positif et dynamique.
  • Faire preuve de proactivité et d’anticipation.
  • Capacité d’organisation.
  • Esprit d’analyse.
  • Autonomie et flexibilité dans le travail.
  • Esprit de synthèse.
  • Précision, soucis du détail.
  • Discrétion générale et capacité à observer une confidentialité absolue.

Conditions de recrutement

Niveau : B 4 (Minimum 43.671 € – Maximum 70.881 €)

Diplôme : baccalauréat (un baccalauréat en lien direct avec la fonction constitue un atout)

Contrat : Temps plein à durée indéterminée

Entrée en service : le plus rapidement possible


Avantages extra-légaux

Titres-repas (valeur :  8€ /jour presté avec retenue de la part personnelle de € 1,09), gratuité assurance hospitalisation de base, remboursement abonnement STIB, congés extra-légaux, pension complémentaire,…


Comment postuler

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement.cpas@woluwe1150.be